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【重要信息】教职工因公出国(出境)审批办理流程及注意事项

[ 2016年11月21日 ]

一、因公出访审批相关手续流程:

1. 获得邀请信,内容包含确定的出访日程,详细的邀请单位信息。

2. 用Jaccount 账号登录“我的数字交大”网站:my.sjtu.edu.cn; 服务大厅里选择“因公出国(境)申请”开始填写任务申请表。

3. 任务申请表审批流程:


4. 网上审批流程完成后收到邮件通知,至行政B-200(出入境管理与服务中心)领取因公出国(境)批件,办理因公签证。

5. 出访

6. 出访人回国上交因公证照(回国后7个工作日内)

7. 网上填写出访总结,完成报销手续



二、注意事项:

1. 中央、教育部和学校全力支持以教学科研为目的的因公出国(境)活动,对于申请所需的时间以及团组成员数量都给予最大限度的支持和理解,教学科研活动包括教育教学活动、国际会议、机构履职以及学术访问。

2. 教学科研人员出国(境)从事教学科研活动的申请根据实际需要审批时间,行政人员出国(境)从事非教学科研活动严格按照团组总人数不得超过6人,一次出访不能超过3个国家,在外停留不超过10天(含离、抵境当日)的规定执行审批。

3. 2017年起,学校将严格按照每年申报的“因公出国(境)计划预报”审批出访申请,临时增添的因公出访任务需提交情况说明。

4. 所有因公出访人员需尽早发起因公出国(境)的审批流程,出行前需完成全部网上审批手续,以收到出入境管理与服务中心发送的审批完成邮件为准。

5. 出访人需主动跟进审批,关注流程,收到审批通过的通知邮件后尽快到出入境管理中心办理或更新护照、申请签证事宜。出访人应关注自己的护照有效期,按照规定,自出访回国之日起因公护照还应至少有半年有效期,港澳台通行证件至少有三个月有效期,否则需更新护照或通行证后才能申请出访。

6. 出访人应严格计算好往返时差,财务处报销时护照上的出入境记录日期必须不超出批件上的行程起止日期, 否则无法完成报销。

7.  如需更改行程(出于非不可抗力原因),比如延长出访的前后时间或增加邀请单位,行前需提供新的邀请信,并完成更改批件申请。访问出发后将无法更改批件。

8.  任何由于机票的原因(买不到机票、改签航班、价格太高等)导致行程改变并需要更改批件的申请需在行前申报,并完成更改批件申请访问出发后将无法更改批件

9. 外籍人员:出访可持因私护照,出发前需申请因公出国批件,出访任务可以公私兼顾(仅限回本国),行程可结合回家探亲及因公访问,但只能报销因公行程所产生的费用。

中国籍绿卡类人员:仅限出访绿卡国可持因私护照,出访其他国家也需持因公护照,出访任务可以公私兼顾(仅限回绿卡国),行程可结合回家探亲及因公访问,但只能报销因公行程所产生的费用。

10.因公出访任务中不得任意改变行程,不能从事与任务无关的活动,否则后果自负。

11.出访完成回国(境)后应在7天内向学校出入境管理与服务中心上交因公护照(港澳台出入证件),逾期不交或不执行证件管理规定的单位和个人,暂停其出国(境)执行公务。及时上网填写回国总结并报销。未出访的人员需及时登录审批系统取消行程或终止审批流程。

12.出访行程为三个月及以上的视为长期因公出国(境)任务,出访人需完成校内审批流程,持因私护照出访。

13.长期出国(境)期间的短暂回国(或出访其他地区)行程,如需报销,也需要提前完成因公出国(境)网上审批流程。


三、常见违规案例:

1. A教师出国参加国际会议,临出访前接到主办方大学X教授的邀请,决定于会后再多访问两天,导致回国日期推后两日,批件日期与出入境记录不符,无法报销,申请修改批件。

审批结果:无法更改批件

正确处理方式:接到邀请后立刻发起更改批件申请,通常情况下更改批件申请审批较快,确保出发前完成批件更改。即使时间紧急,至少也需要发起申请并上传具体情况说明,学院和出入境中心备案。

2. B教师在网上发起因公出访审批流程后,没有主动跟进审批进度,临出发前几天发现审批还停滞在学校机关的某个部门,造成签证申请的时间不够,无法按时出访。

正确处理方式:网上发起流程后,应密切注意审批的进度,必要时联系各个审批部门催促指定的审批人,务必保证留有足够的时间办理签证。

3. C老师拿到因公出访批件并办好因公签证后预定机票,发现按照批件上的原定往返日期买不到合适的机票,于是购买了提前一天出发或者推后一天返回的机票,出访完成后发现出入境记录与批件时间不符,申请更改批件。

审批结果:无法更改批件

正确处理方式:购买好机票并计算好时差后,若发现机票日期与批件时间不符, 立刻发起更改批件申请,通常情况下更改批件申请审批较快,确保出发前完成更改批件审批流程。

4. D教师为中国籍持绿卡人员,持因私护照出访非绿卡国,回国后无法报销,申请更改批件。

审批结果:无法更改批件

正确处理方式:中国籍绿卡人员出访非绿卡国时也需持因公护照,取得因公出国(境)批件后请尽快至学校出入境管理中心办理因公签证的相关手续。

5. E老师为外国籍人士,可以持因私护照出访,但出发前没有发起因公出访审批流程,出访完成后发现没有因公出国批件,无法报销,申请补报批件。

审批结果:无法补报

正确处理方式:外籍人员可持因私护照出访,但需要于出发前完成网上因公访审批流程。

6. F老师准备出国做一年访问学者,因公出国批件申请好之后,办理签证时间较长,推迟原计划出发时间半年出访,同时认为回国时间也自动延后半年。回国后无法报销批件时间以外产生的费用,申请更改批件。

审批结果:酌情审批

正确处理方式:拿到签证确定出访日期后立刻发起更改批件申请,通常情况下更改批件申请审批较快,确保出发前完成更改批件审批流程。若延期回国,需在回国前提交延期回国报告并发起更改批件申请。

7. 如发生不可抗力事件,比如大罢工,自然灾害、威胁人身安全的情况、航班取消、强烈天气情况等等,导致出入境时间超出批件时间。

审批结果:可以报销,但需写详细的情况说明,并提供相关证明的辅助材料。


  • 学校出入境管理与服务中心电话:

34207946(批件审批),34206748(护照签证、通行证签注)

  • 电院出入境管理联系老师:

杜北辰:34204522/34206760,du_beichen@sjtu.edu.cn

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