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【重要信息】学生因公出国(出境)审批办理流程及注意事项

[ 2016年11月21日 ]

一、因公出访相关流程:

1. 获得邀请信,内容包含确定的出访日程,详细的邀请单位信息

2. Jaccount 账号登录“我的数字交大网站:my.sjtu.edu.cn; 服务大厅里选择“因公出国(境)申请”开始填写任务申请表。

3. 本科生下载并填写“电院本科生出国(出境)申请登记表”及“家长同意函”:http://hr.seiee.sjtu.edu.cn/hr/info/12606.htm,上传至任务申请表中的附件。

研究生下载并填写“导师同意函”:http://cgcj.sjtu.edu.cn/article/list/7,上传至任务申请表中的附件。

4. 任务申请表审批流程:

5. 网上审批流程完成后,至行政B-200(出入境管理与服务中心)领取因公出国(境)批件。

6. 自己办理因私证照和赴领馆办理签证或上海市公安局办理签注,签证(签注)时所需相关材料可与出入境中心联系。

7. 持因私护照出访

8. 网上填写出访总结,完成报销手续:

二、注意事项:

1. 所有因公出访人员需尽早发起因公出国(境)的审批流程,出行前需完成全部网上审批手续,以收到出入境管理与服务中心发送的审批完成邮件为准。

2. 出访人需主动跟进审批,关注流程,必要时联系各个审批部门催促指定的审批人,务必保证出访前完成因公出国(境)审批流程。

3. 出访人应严格计算好往返时差,财务处报销时护照上的出入境记录日期必须不超出批件上的行程起止日期,否则无法完成报销。

4. 如需更改行程(出于非不可抗力原因),比如延长出访的前后时间或增加邀请单位,行前需提供新的邀请信,并完成更改批件申请。访问出发后将无法更改批件。

5. 任何由于机票的原因(买不到机票、航班取消、价格太高)导致行程改变并需要更改批件的申请需在行前申报,并完成更改批件申请,访问出发后将无法更改批件。

6. 因公出访任务中不得任意改变行程,不能从事与任务无关的活动,否则后果自负。

7. 出访完成回国(境)后应及时上网填写出访总结并报销。未出访的人员需及时登录审批系统取消行程或终止审批流程。

8. 长期出国(境)期间的短暂回国(或出访其他地区)行程,如需报销,也必须提前完成因公出国(境)网上审批流程。

三、常见违规案例:

1. A同学申请去美国某市参加国际会议,会议结束后继续逗留2日参观某高校校园及联络未来想要申请的导师,导致护照上的出入境记录超出批件时间,无法报销,申请修改批件。

审批结果:无法更改批件。在出访行程中任意增加出访任务或地点,属于违规操作,不予报销整个行程,后果自负。

2. B同学和C同学一起出访参加国际会议,两人计划一起出发和返回,但在购买机票时发现按照批件上预计的返回时间买不到两人同行的机票,于是买了第二天回国的机票,导致护照上的出入境记录超出批件时间,无法报销,申请修改批件。

审批结果:无法更改批件。

正确处理方式:购买好机票并计算好时差后,若发现机票日期与批件时间不符,应立刻发起更改批件申请,通常情况下更改批件申请审批较快,确保出发前完成更改批件审批流程。

3. D同学因为疏忽没有申请因公出国(境)批件就直接出访,已经在国(境)外后才发起因公出国(境)审批流程。

审批结果:不予审批

正确处理方式:出访人必须于出发前完成因公出国(境)审批流程。

4. E同学没有预留足够的时间办理因公出国(境)批件,审批流程没有完成的情况下直接出访,导致批件申请在流程中被退回。

审批结果:不予审批

正确处理方式:如果预留办理因公出国(境)批件的时间不够充裕,请出访人务必密切注意审批的进度,必要时联系各个审批部门催促指定的审批人,务必保证出访前完成因公出国(境)审批流程。

5. 如发生不可抗力事件,比如大罢工,自然灾害、威胁人身安全的情况、航班取消、强烈天气情况等等,导致出入境时间超出批件时间。

审批结果:可以报销,但需写详细的情况说明,并提供相关证明的辅助材料。


学校出入境管理与服务中心:

行政B-200,电话:34207946

电院出入境管理联系老师:

杜北辰:34204522/34206760du_beichen@sjtu.edu.cn

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