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上海交通大学举办国际会议和沪港(澳)、海峡两岸研讨会,国际会议专项资助基金申请及报销流程

[ 2014年10月11日 ]

上海交通大学国际会议专项资助基金主要用于资助我校主/承办的高水平国际学术会议。专项资助基金的开支范围限于符合相关文件要求的大会特邀报告着、国际知名学者等的差旅费、会议资料费、论文印刷费、会场费等。
资助额度:一般不超过5万元。特别重要会议可提高资助额,但申请资助金额不超过会议总经费的50%

申请时间:根据教育部在华举办国际会议管理办法规定,举办国际会议必须进行预报、申报两个步骤(一般情况下,教育部不受理未预报的国际会议的申报)。预报国际会议每年两次,分别为3月(开会时间是当年4月至10月)和9

月(开会时间是当年11月至来年4月)(重大国际会议每年一次,每年9月)。预报后即可申报。如有特殊情况另行申请。

申请结果:校“211工程”办公室每年分别在4301030日前将审批结果反馈各相关院系。

其他内容:

*          如果专项资助被批准,申请单位在接到批准资助的通知后,填写《上海交通大学“重点建设”(子)项目年度计划汇总》上交“211工程”办公室。

*          211工程”办公室在收到《上海交通大学“重点建设”(子)项目年度计划汇总》并经审查合格后,返回相关院系。

*          专项资助基金必须专款专用,结余上缴。主办/承办单位在会议结束一个月内将会议决算交“211工程”办公室,必要时将对资金使用情况进行审计。

申请提交材料:《国际会议专项资助基金申请表》,会议批文,会议宣传文件等
申报方式:会议组织者提出申请,材料送交国际化与公共关系办公室,经学院外事主管院长审核签章后,递交到校科研院签字盖章,最终递交到国际合作与交流处

 

报销流程:

1. 会议结束一个月内将会议总结(附照片),报销单(俗称白贴头),也可网上打印预约单(专项资助账号可寻问学院国际化办公室史老师。34205466),业务费单据送交国际化与公共关系办公室。

2. 学院外事相关领导审核签章。
3. 接待人持审核后的报销单据到财务处报销。

备注:

1. 请严格控制经费使用范围,专款专用。

2. 在报销单内容备注上注明“会议得到上海交通大学‘国际会议专项资助基金’资助”的字样。

3. 业务费具体包括:大会特邀报告者、国际著名学者的差旅费,会议资料费,论文印刷费,会场费,市内交通费。不能报销的费用为:餐饮,旅游,礼品的费用。

专项基金必须在自然年度内完成报销,会议结束后尽快办理。

 

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