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【教职工出访】教职工因公出国(出境)审批办理流程及注意事项

发布日期:2021-11-16 浏览数:888

一、教职工因公出访流程

1. Jaccount 账号登录我的数字交大——国际交流——因公出国(境)申请,发起申请

    上传附件材料:

  • 邀请信,需包含确定的出访日期(具体到年月日)、邀请事由、详细的邀请单位、邀请人签字等信息

  • 出访计划,详细列明出访行程、出访任务及出访目的(所属基层单位书记、主任/院长签字并盖单位章)

  • 教职工疫情期间出访情况说明所属基层单位书记、主任/院长签字并盖单位章

  • 如出访时间为三个月以上,请提供科研项目委托书,科研项目委托相关说明及具体流程

2. 审批通过后收到邮件通知,凭邮件中的打印提取码至自助打印机打印批件

3. 持因公护照,严格按照批件的时间和地点出访 

4. 出访人回国上交因公证照(回国后7个工作日内)

5. 网上填写出访总结,完成报销手续(回国后1个月内)


二、注意事项

  1. 教职工因公出访须严格按照每年申报的“因公出国(境)计划预报”出访。预报将于前一年年底正式启动,由各院系统一上报至学院。

  2. 不受理距离出访日不足15个工作日的出国(境)申请以及距离出访日不足30个工作日(局级领导干部为45个工作日)的赴台申请

  3. 教职工因公出访须校内审批通过后才能出访

    1)未经审批通过(以出入境管理与服务中心发送的审批完成邮件及短信通知为准)不能出访。

    2)未经审批后出访,申请人需自行承担一切责任和后果(如无法报销等)。

    3)实际出访时间与批件时间不符(如早于批件中离开中国大陆日期,或晚于批件中抵达中国大陆日期,申请人需承担一切责任与后果(如无法报销等)。如需临时增加行程,必须于出访前完成“更改批件审批流程”。 

  4. 出访时间:教学科研人员出国(境)从事教学科研活动的申请根据实际需要审批时间,一般每次出访不超过14天(含离、抵我国国境当日)的,需由本人提交任务说明,经院领导审批批准后,提交国际合作与交流处,按规定流程审核完成【短期因公出国(境)情况说明-超过14天行政人员出国(境)从事非教学科研活动严格按照团组总人数不得超过6人,一次出访不能超过3个国家,在外停留不超过10天(含离、抵境当日)的规定执行审批。

  5. 护照有效期:出访人需主动跟进审批,关注流程,收到审批通过的通知邮件后尽快到出入境管理中心办理或更新护照、申请签证事宜。出访人应关注自己的护照有效期,按照规定,自出访回国之日起因公护照还应至少有半年有效期,港澳台通行证件至少有三个月有效期,否则需更新护照或通行证后才能申请出访。

  6. 注意时差:出访人应严格计算好往返时差,财务处报销时护照上的出入境记录日期必须不超出批件上的行程起止日期, 否则无法完成报销。

  7. 更改行程:如需更改行程(出于非不可抗力原因),比如延长出访的前后时间或增加邀请单位,行前需提供新的邀请信,并完成更改批件申请。访问出发后将无法更改批件。

  8. 更改机票:任何由于机票的原因(买不到机票、改签航班、价格太高等)导致行程改变并需要更改批件的申请需在行前申报,并完成更改批件申请,访问出发后将无法更改批件。

  9. 外籍人员:出访可持因私护照,出发前需申请因公出国批件,出访任务可以公私兼顾(仅限回本国),行程可结合回家探亲及因公访问,但只能报销因公行程所产生的费用。

  10. 中国籍绿卡类人员:仅限出访绿卡国可持因私护照,出访其他国家也需持因公护照,出访任务可以公私兼顾(仅限回绿卡国),行程可结合回家探亲及因公访问,但只能报销因公行程所产生的费用。

  11. 上交护照:出访完成回国(境)后应在7天内向学校出入境管理与服务中心上交因公护照(港澳台出入证件),逾期不交或不执行证件管理规定的单位和个人,暂停其出国(境)执行公务。及时上网填写回国总结并报销。未出访的人员需及时登录审批系统取消行程或终止审批流程。

  12. 长期因公出国:出访行程为三个月及以上的视为长期因公出国(境)任务,出访人需完成校内审批流程,持因私护照出访。

  13. 长期出国(境)期间的出访长期出国(境)期间短暂回国或出访其他地区的行程,如需报销,也需要提前完成因公出国(境)网上审批流程。


三、计划外出访情况说明

计划外出访情况为未在上一年进行预报的出访计划,包括在原预报计划上进行调整,比如增加出访地,改变线路,变更住宿城市等情况。请补报计划和调整计划的老师参照以下模板填写“计划外出访情况说明”(,作为附件上传至my.sjtu.edu.cn因公出访申报系统),和"计划外出访情况说明”(点击下载并发至jobseit@sjtu.edu.cn 用以备案和分配出访编号)。


四、联系方式:

学校出入境管理与服务中心电话:34207946(批件审批),34206748(护照签证、通行证签注)


电院出入境管理联系人:陈淼:34204522/34206760